Reisekostenrecht

Reisekosten, die ein Arbeitnehmer im Rahmen seiner beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit aufwendet, können vom Arbeitgeber in bestimmten Grenzen steuerfrei erstattet werden. Gleicht der Arbeitgeber die entstandenen Aufwendungen nicht aus, so können die Reisekosten als Werbungskosten in der jährlichen Steuererklärung abgesetzt werden.

Reisekosten können anfallen bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit.

Reisekosten sind

• Fahrtkosten
• Verpflegungsmehraufwendungen
• Übernachtungskosten
• Reisenebenkosten

Beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit

Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer

• vorübergehend
• außerhalb seiner Wohnung und an keiner seiner regelmäßigen Arbeitsstätten
• beruflich

tätig wird.

Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt ebenfalls vor, wenn der Arbeitnehmer bei seiner individuellen beruflichen Tätigkeit typischerweise

• nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder
• auf einem Fahrzeug

tätig wird (R. 9.4 Abs. 2 LStR).
Diese Fallgruppe dient lediglich der Klarstellung, dass auch bei Arbeitnehmern, die überhaupt keine regelmäßige Arbeitsstätte haben, eine lohnsteuerlich begünstigte Auswärtstätigkeit vorliegt. Dieser Gruppe kommt daher keine eigenständige lohnsteuerliche Bedeutung mehr zu.

Fahrtkosten als Reisekosten

Begünstigte Fahrten

Hierbei handelt es sich um Fahrten, die durch die berufliche Auswärtstätigkeit veranlasst sind und die nicht zwischen Wohnung und Arbeitsstätte stattfinden (R 9,4 LStR 2011).

• von der Wohnung/regelmäßigen Arbeitsstätte zur auswärtigen Tätigkeitsstätte,
• zwischen mehreren auswärtigen Tätigkeitsstätten oder innerhalb eines weiträumigen Arbeitsgebietes im Rahmen desselben Arbeitsverhältnisses,
• von der Unterkunft in der Nähe der auswärtigen Tätigkeitsstätte zur auswärtigen Tätigkeitsstätte,
• Zwischenheimfahrten von der auswärtigen Tätigkeitsstätte zur Wohnung und zurück,
• Fahrten zwischen der Wohnung und der ständig wechselnden Tätigkeitsstätte (Einsatzwechseltätigkeit – Arbeitnehmer hat keine regelmäßige Arbeitsstätte),
• Fahrten bei Übernachtung im Rahmen einer Einsatzwechseltätigkeit von der Wohnung zum ständig wechselnden Standort, Fahrzeugdepot oder zur Einsatzstelle und von der auswärtigen Unterkunft zur Tätigkeitsstätte,
• Fahrten von der Wohnung zu einem gleich bleibenden Treffpunkt und anschließender Auswärtstätigkeit.

Berechnungsweise der Fahrtkosten

Die Fahrtkosten, die durch die Reisetätigkeit veranlasst sind, können in der tatsächlichen Höhe angesetzt werden. Dabei werden sowohl die durch die Benutzung eines eigenen Fahrzeuges entstandenen Kosten berücksichtigt als auch Kosten für öffentliche Verkehrsmittel (Bahn, Taxi, Flugzeug, etc.).
Wird ein eigenes Kfz benutzt, kann die Höhe der Aufwendungen auf zwei Arten ermittelt werden:

• anteilige Gesamtkosten
  Es sind grundsätzlich die auf die Dienstreisen entfallenden anteiligen Gesamtkosten zu ermitteln.
  Es kann aber auch vereinfacht auf Basis der Gesamtkosten und Gesamtkilometer eines 12-Monats-Zeitraums ein km-Satz ermittelt werden. Dieser kann so lange beibehalten werden, wie sich die Verhältnisse nicht wesentlich ändern. Eine Änderung der Verhältnisse kann sich beispielsweise durch Ablauf des Abschreibungszeitraums ergeben, wobei dieser grundsätzlich mit 6 Jahren anzusetzen ist.
• Pauschbeträge
  Statt der tatsächlichen Kfz-Kosten können auch Pauschbeträge angesetzt werden:
  

  Kraftwagen	0,30 €/km
  Motorrad/Motorroller	0,13 €/km
  Moped/Mofa	0,08 €/km
  Fahrrad	0,05 €/km

Bei Erstattung durch den Arbeitgeber sind Beleg- und Nachweispflichten zu beachten.

Verpflegungsmehraufwendungen

Inlandsreise

Der Höhe nach ist der Verpflegungsmehraufwand mit dem Pauschbetrag beschränkt. Der Einzelnachweis der Kosten für steuerliche Zwecke berechtigt nicht zum Abzug höherer Beträge.

Die Verpflegungsmehraufwendungen betragen kalendertäglich:

• bei einer Abwesenheit von mind. 8 Std. 6 €
• bei einer Abwesenheit von mind. 14 Std. 12 €
• bei einer Abwesenheit von 24 Std. 24 €

Beispiel:

Reise von Montag 8 Uhr bis Mittwoch 12 Uhr:

Im Gegensatz zu den Fahrtkosten und Übernachtungskosten sind die Tagesspesen für Verpflegungsmehraufwendungen weiterhin auf drei Monate begrenzt. Dieselbe Auswärtstätigkeit liegt allerdings nicht vor, wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte nur ein bis zwei Tage pro Woche aufgesucht wird. Damit findet auch die Dreimonatsfrist sowie die Begrenzung der Tagesspesen in solchen Fällen keine Anwendung.

Auslandsreise

Bei einer Reise ins Ausland sind abweichende Verpflegungsmehraufwendungen möglich. Diese sind von Land zu Land unterschiedlich. Es können bei den Verpflegungsmehraufwendungen (Achtung: Unterschied zu den Übernachtungskosten) nur diese Pauschbeträge geltend gemacht werden. Der Einzelnachweis der Kosten führt nicht zum Abzug höherer Beträge.

Werden an einem Kalendertag Auswärtstätigkeiten im In- und Ausland durchgeführt, "ist für diesen Tag das entsprechende Auslandstagegeld maßgebend, selbst dann, wenn die überwiegende Zeit im Inland verbracht wird" (R9.6 Abs. 3 LStR 2011). Im Übrigen ist beim Ansatz des Auslandstagegeldes Folgendes zu beachten (R.9.6 Abs. 3 LStR 2011):

• Bei Flugreisen gilt ein Staat in dem Zeitpunkt als erreicht, in dem das Flugzeug dort landet; Zwischenlandungen bleiben unberücksichtigt, es sei denn, dass durch sie Übernachtungen notwendig werden.
• Bei Schiffsreisen ist das für Luxemburg geltende Tagegeld maßgeblich. Für die Tage der Ein- und Ausschiffung gelten die für den Hafenort maßgeblichen Tagegelder.

Übernachtungskosten

Inlandsreise

Als Übernachtungskosten können die tatsächlichen Aufwendungen geltend gemacht werden, die dem Arbeitnehmer für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung entstehen. Die Übernachtungskosten sind grundsätzlich im Einzelnen nachzuweisen. Sind sie dem Grunde nach zweifelsfrei entstanden, können Sie auch geschätzt werden. Zwar wird wegen des unterschiedlichen Mehrwertsteuersatzes für Übernachtung (7 Prozent Mehrwertsteuer) und Verpflegung (19 %) der Frühstückspreis in der Regel extra ausgewiesen. Dann gilt dieser Betrag. Weist das Hotel neben der Übernachtungsleistung einen Gesamtbetrag für Nebenleistungen aus, ist der Gesamtbetrag für Nebenleistungen wie folgt zu kürzen:

1. für Frühstück um 20 % (Inland = 4,80 €),

2. für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 % (Inland = jeweils 9,60 €) des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags (auch wenn aufgrund des Einzelnachweises abgerechnet wird) für Verpflegungsmehraufwendungen (Inland: 24 €) bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden.

Beispiel:

Inlandsreise: Hotelrechnung mit Tagungspauschale (Übernachtungskosten, Frühstück, Mittagessen, Abendessen). Gesamtpreis 100 €. Die Übernachtungskosten betragen somit 100 € ./. 4,80 € ./. 9,60 € ./. 9,60 € = 76 €.

Wichtiger Hinweis: In vielen Fällen wird dem Mitarbeiter zu den Frühstückskosten häufig eine Zuzahlung, im Regelfall in Höhe von 4,80 €, abverlangt. Die Frühstücksgestellung erfolgt in diesem Fall als entgeltliche sonstige Leistung des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer mit der Konsequenz der umsatzsteuerlichen Belastung (BMF-Schreiben vom 5.3.2010 BStBl 2010 I S. 259 sowie Verfügung der Oberfinanzdirektion Rheinland vom 17.2.2011). Soll eine umsatzsteuerpflichtige sonstige Leistung vermieden werden, darf der Arbeitgeber nur den nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung geltenden Wert für ein Frühstück von 1,57 € einbehalten. Für die Frühstücksgestellung erfolgt in diesem Fall eine Umsatzbesteuerung (vgl. Abschnitt 1.8 Abs. 13 des Umsatzsteueranwendungserlasses). Eine Zurechnung der Frühstücksgestellung als geldwerter Vorteil zum Arbeitslohn entfällt ebenfalls. Trägt der Arbeitgeber alle dem Mitarbeiter während der Auswärtstätigkeit entstandenen Kosten (Übernachtung, Verpflegung), liegt umsatzsteuerlich keine unentgeltliche Wertabgabe an den Arbeitnehmer vor. Der Arbeitgeber kann den Vorsteuerabzug aus der Hotelrechnung vollumfänglich geltend machen und die Spesen als Betriebsausgabe verbuchen.

Auslandsreise

Für Auslandsreisen können die tatsächlichen Aufwendungen geltend gemacht werden, die dem Arbeitnehmer für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft im Ausland zur Übernachtung entstehen. Die Übernachtungskosten sind grundsätzlich im Einzelnen nachzuweisen.

Mehraufwendungen, die durch Personen verursacht werden, die eine Wohnung oder ein Haus gemeinsam mit dem reisenden Arbeitnehmer benutzen und in keinem Dienstverhältnis zum Arbeitgeber stehen, können nicht lohnsteuerfrei erstattet werden (R 9.7 Abs. 1 Satz 2 Halbsatz 2 LStR 2011).

Wird durch Zahlungsbelege nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung nachgewiesen und lässt sich der Preis für die Verpflegung nicht feststellen (z. B. Tagungspauschale), ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten wie folgt zu kürzen:

1. für Frühstück um 20 %,
2. für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 %

des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden.

Beispiel:

Auslandsreise nach Frankreich (außer Paris): Hotelrechnung mit Tagungspauschale (Übernachtungskosten, Frühstück, Mittagessen, Abendessen). Gesamtpreis 100 €. Pauschale Verpflegungsmehraufwendung für Frankreich: 39 €. Die Übernachtungskosten betragen somit 100 € ./. 7,80 € ./. 15,60 € ./. 15,60 € ./. = 61 €.

• Die Arbeitgebererstattung:
  Der Arbeitgeber hat das Wahlrecht: entweder die tatsächlichen Kosten aufgrund des Einzelnachweises geeigneter Belege bzw. die Auslandspauschbeträge, die von Land zu Land unterschiedlich sind
• Wegfall der Drei-Monats-Frist
• Bei Werbungskostenabzug nur mehr Einzelnachweis möglich

Reisenebenkosten

Diese können sein:

Kosten für öffentliche Verkehrsmittel und Taxis am Reiseort, Unfallkosten auf der Reise, Straßenbenutzungskosten wie Mautgebühren, Fährkosten, Telefongebühren, Kosten für Garage und Parkplatz, Kosten für Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck. Die Reisenebenkosten sind in tatsächlicher Höhe als Werbungskosten absetzbar, soweit sie nicht vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.

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